Oddelenia, spoločnosti a používatelia
Späť
Vlastná rola (užívateľské oprávnenia) na BitFaktura.sk - funkcia vo verzii BETA
Posledná aktualizácia: 07.11.2023
Na základe tarifu, ktorý máte na BitFaktura.sk zakúpený, máte ako majiteľ účtu možnosť umožňovať prístup k účtu svojim zamestnancom či pracovníkom účtovnej kancelárie. Prizvané osoby majú vlastné prihlasovacie meno a heslo, môžu mať v systéme pridelené rôzne role, čo je spojené s rôznymi úrovňami prístupu k funkciám, ktoré systém ponúka.
Užívatelia BitFaktura.cz, ktorí využívali systém pred rokom 2019, mali možnosť využívať iba 4 systémové roly:
Majiteľ účtu - osoba, ktorá účet na BitFaktura.sk založila alebo získala tieto oprávnenia od osoby, ktorá účet založila a mala prístup ku všetkým konfiguráciám účtu v systéme;
Administrátor - rola pridelená majiteľom účtu, ktorá umožňuje prístup k nastaveniu účtu, vrátane pridávania ďalších užívateľov;
Užívateľ - rola, ktorá je najčastejšie prideľovaná zamestnancom firiem, ktorých úlohou je vystavovanie, tlač alebo odosielanie dokladov. Užívateľ nemá prístup k nastaveniu účtu v systéme. Majiteľ účtu a správca môžu nastavením oprávnenia umožniť užívateľovi prístup k vybraným častiam systému alebo naopak toto oprávnenie odobrať. Potom môže byť užívateľ pridelený napríklad iba k jednému oddeleniu firmy;
Účtovník - rola, ktorá je udeľovaná zamestnancovi účtovnej kancelárie, umožňuje priebežný prístup k vystavovaným dokladom podnikateľom. Na každom účte na BitFaktura.sk, bez ohľadu na tarif, môžete pridať jedného účtovníka, ktorý sa nepočíta do limitu užívateľov nastaveného ku každému tarifu.
Pozor: vlastné role môžu byť definované ľubovoľným spôsobom. Doteraz dostupné systémové roly sa nemenia a sú spravované obdobným spôsobom, ako tomu bolo doteraz: rozsah prístupových práv patriacich ľuďom s rolou užívateľ alebo administrátor môžete určiť po presunutí sa do menu Nastavenia - Nastavenia účtu - Konfigurácia - Užívatelia a oprávnenia.
Po prechode k tvorbe rolí môžete na začiatku rolu pomenovať:
Pozor: názvy rolí v systéme sa nesmú opakovať
Tvorba vlastnej role zahŕňa označenie príslušných políčok, ktoré označujú oprávnenia v systéme. Políčka, ktoré je možné označiť, boli rozdelené do dvoch kategórií oprávnení: bežné oprávnenia a administrátorské oprávnenia. Pozrite sa najskôr na zoznam bežných oprávnení a overte si, čo označujú jednotlivé checkboxy:
Faktúry - toto políčko označte predtým, než poskytnete prístup k jednému z nižšie uvedených práv:
Výdavky - osoba s prístupom k výdavkom bude mať možnosť prejsť na zoznam výdavkových dokladov, prezerať si jednotlivé doklady, pridávať ich, odstraňovať a vykonávať ďalšie úkony spojené s výdavkami.
Zoznam - osoba s prístupom k zoznamu dokladov bude mať možnosť prezerať si zoznam príjmových dokladov, ale pokiaľ počas vytvárania role nebude taktiež udelené oprávnenie na prezeranie, pridávanie, editáciu a/alebo mazanie dokladov, nebude môcť vykonávať vyššie uvedené úkony pri dokladoch zobrazených na zozname.
Náhľad - osoba s týmto prístupom na prezeranie dokladov bude môcť prezerať si príjmové doklady. Bez ďalšieho oprávnenia pridávať, editovať alebo odstraňovať nebude môcť vytvárať, vykonávať zmeny ani mazať doklady. Ak táto osoba nebude mať pridelené práva na náhľad zoznamu dokladov, bude môcť takýto doklad vidieť iba prostredníctvom URL odkazu. Oprávnenie na náhľad dokladu umožňuje tiež tlač dokladov.
Pridávanie - osoba s prístupom k pridávaniu dokladov bude mať možnosť vytvárať nové príjmové doklady. Ak táto osoba nebude mať pridelené právo na nazeranie, bude táto osoba pri uložení dokladu presmerovaná na dashboard. Bez oprávnenia na editovanie a/alebo zmazanie dokladu nebude môcť ani vykonávať zmeny vo vytvorenom doklade alebo ho zmazať.
Editácia - osoba s oprávnením na editovanie dokladov bude mať možnosť vykonávať zmeny v obsahu príjmových dokladov. Pozor: toto oprávnenie je možné prideliť bez pridelenia prístupu k zoznamu a náhľadu dokladov! Takéto oprávnenie môže byť využité pri editovaní dokladov prostredníctvom API; avšak odporúčame označiť aj prístup k zoznamu a náhľadu dokladov u osôb, ktoré majú editovať doklady v systéme ručne.
Odstraňovanie - osoba s oprávnením odstraňovať doklady bude mať možnosť trvalo mazať príjmové doklady. Pozor: toto oprávnenie je možné prideliť bez udelenia prístupu k zoznamu a náhľadu dokladov! Takéto oprávnenie môže byť využívané pri mazaní dokladov pomocou API; avšak odporúčame označiť aj prístup k zoznamu a náhľadu dokladov u osôb, ktoré majú odstraňovať doklady v systéme ručne. Rovnako pripomíname, že odstraňovanie dokladov v systéme je nevratné.
Zákazníci - osoba, ktorá má prístup k záložke Zákazníci, bude mať možnosť prezerať si zoznam zákazníkov, ručne ich zadávať, editovať a odstraňovať či exportovať ich údaje.
Pozor: Užívateľ s prístupom k záložke Zákazníci bude môcť na faktúre zadať zákazníka, ktorý je uložený v databáze zákazníkov. Údaje zákazníka neexistujúceho doteraz v databáze, ktoré budú pridávané na faktúru týmto užívateľom, budú uložené na účte.
Platby - osoba s prístupom k záložke Platby bude mať možnosť prezerať si platby, ručne ich zadávať, editovať či odstraňovať. Táto osoba môže tiež zlučovať platby s faktúrou a to dokonca aj bez práva prístupu k faktúram. Na zabezpečenie možnosti importu údajov z banky u tohto užívateľa je nutné mu prideliť prístup k importem.
Výrobky - osoba s prístupom k záložke Výrobky bude mať možnosť prezerať si zoznam výrobkov, ručne ho vytvárať, editovať alebo mazať či zoznamy výrobkov exportovať.
Pozor: Užívateľ, ktorý nebude mať oprávnenie "Výrobky", bude môcť na faktúre zadávať výrobky, ktoré sú uložené v databáze. Údaje výrobku, ktorý doposiaľ v databáze neexistuje, a budú touto osobou zadané na faktúru, budú uložené na účet, avšak len v prípade, že v nastavení účtu bude vybraná možnosť vytvárať výrobky na faktúre.
Skladové akcie - osoba s prístupom k skladovým akciám bude mať možnosť sledovať skladové akcie pri jednotlivých výrobkoch. Pri tomto oprávnení odporúčame taktiež udeliť danému užívateľovi prístup k skladovým dokladom, skladom a výrobkom.
Skladové doklady - osoba s prístupom k skladovým dokladom bude mať možnosť prezerať si zoznam dokladov, vytvárať ich a editovať. Pozor: ak osoba vytvárajúca predajné alebo výdavkové doklady nemá prístup k záložke skladové doklady, ale na účte je aktívna funkcia automatického vystavovania skladových dokladov, budú také doklady vystavované.
Odstraňovanie - osoba s oprávnením odstraňovať skladové doklady bude mať možnosť ich trvalo mazať zo systému.
Akčné kódy - osoba s prístupom k záložke Akčné kódy bude mať možnosť prezerať si existujúce akčné kódy, vytvárať nové a editovať či mazať už existujúce.
Reporty - osoba s prístupom k záložke Hlásenie bude mať možnosť generovať hlásenia, ktoré sú na danom účte dostupné, ďalej potom ich po vygenerovaní exportovať.
Štatistiky na dashboarde – osoba s prístupom k štatistikám na dashboarde bude mať možnosť prezerať si finančné prehľady firmy (alebo oddelenia) pre daný deň, týždeň, mesiac a rok.
Pravidelné faktúry - osoba s prístupom k záložke Pravidelné faktúry bude mať možnosť prezerať si existujúce cykly faktúr, vytvárať nové cykly či editovať už existujúce a taktiež ich mazať. Prístup k vyššie uvedeným funkciám neznamená možnosť vykonávania akýchkoľvek úkonov týkajúcich sa vystavených pravidelných faktúr, ak nebudú udelené dodatočné oprávnenia k týmto faktúram.
Kategórie - osoba s prístupom k záložke Kategórie bude mať možnosť prezerať si existujúce kategórie a vytvárať nové, editovať či mazať už existujúce.
Importy - osoba s prístupom k záložke Importy bude môcť importovať na účet Bitfaktura.sk údaje zákazníkov, výrobkov, faktúr, bankových transakcií či ďalšie údaje, ktoré systém akceptuje.
Predajné miesta - osoba s prístupom k záložke Predajné miesta bude mať možnosť prezerať si doteraz nakonfigurované predajné miesta, editovať ich a mazať. Bude môcť tiež konfigurovať nové predajné miesta.
Ďalšou kategóriou oprávnení sú administrátorské oprávnenia:
Nastavenie účtu - osoba s prístupom k Nastavenie účtu môže prejsť do menu Nastavenie - Nastavenie účtu a spravovať konfigurácie účtu či ďalšie nastavenia, ktoré sú dostupné v menu na ľavej strane, v záložke Váš účet.
Užívatelia - osoba s prístupom k Užívateľom môže prejsť do menu Nastavenia > Užívatelia, čo znamená, že bude môcť pozývať nových užívateľov k účtu, udeľovať im oprávnenie alebo ich meniť.
Rola - osoba s prístupom k Rolám bude môcť spravovať oprávnenia, ktoré sú priradené k jednotlivým rolám.
Aktivity - osoba s prístupom k Aktivitám bude môcť prejsť do menu Nastavenia - Aktivity. Pamätajte na to, že prístup k aktivitám bude možný v prípade zapnutia takejto funkcie pri danom účte.
Oddelenie - osoba s prístupom k Oddelením bude mať možnosť prejsť do menu Nastavenia - Údaje firmy a prezerať si tu uvedené dáta. Bude môcť zakladať nové oddelenia aj firmy a taktiež ich editovať či mazať.
Šablóny faktúr - osoba s prístupom k šablónam faktúr bude mať možnosť vytvárať, editovať alebo mazať vlastné šablóny na účte.
POZOR: Pamätajte na to, že niektoré oprávnenia sa týkajú funkcií dostupných pri určitých tarifách, napr. vlastné šablóny, pravidelné faktúry, oprávnenia užívateľov a iné. Aby osoba, ktorá využíva systém, mohla získať prístup k vybranej funkcii, je nutné mať aktívnu subskripciu, ktorá ponúka danú funkciu a aktivovať ju v nastavení účtu.
1. Pridelenie úlohy novo prizvanému pracovníkovi,
2. Zmena role osoby, ktorá už využíva účet na BitFaktura.sk
Po zvolení editácie užívateľa môžeme zmeniť jeho rolu v systéme.
Užívatelia BitFaktura.cz, ktorí využívali systém pred rokom 2019, mali možnosť využívať iba 4 systémové roly:
Majiteľ účtu - osoba, ktorá účet na BitFaktura.sk založila alebo získala tieto oprávnenia od osoby, ktorá účet založila a mala prístup ku všetkým konfiguráciám účtu v systéme;
Administrátor - rola pridelená majiteľom účtu, ktorá umožňuje prístup k nastaveniu účtu, vrátane pridávania ďalších užívateľov;
Užívateľ - rola, ktorá je najčastejšie prideľovaná zamestnancom firiem, ktorých úlohou je vystavovanie, tlač alebo odosielanie dokladov. Užívateľ nemá prístup k nastaveniu účtu v systéme. Majiteľ účtu a správca môžu nastavením oprávnenia umožniť užívateľovi prístup k vybraným častiam systému alebo naopak toto oprávnenie odobrať. Potom môže byť užívateľ pridelený napríklad iba k jednému oddeleniu firmy;
Účtovník - rola, ktorá je udeľovaná zamestnancovi účtovnej kancelárie, umožňuje priebežný prístup k vystavovaným dokladom podnikateľom. Na každom účte na BitFaktura.sk, bez ohľadu na tarif, môžete pridať jedného účtovníka, ktorý sa nepočíta do limitu užívateľov nastaveného ku každému tarifu.
Stále systémové role a vlastné role
Na prelome rokov 2018 a 2019 sa v systéme objavila možnosť vytvárať vlastné role a prideľovať ich osobám, ktoré prizvete k účtu na BitFaktura.cz. Vlastné systémové role sú rolami doplnkovými - okrem tých vyššie uvedených - a sú úplne definované majiteľom účtu alebo oprávnenou osobou, čo znamená, že pri udeľovaní oprávnení pozvanej osobe je možné použiť už pripravené role alebo si vytvoriť rolu vlastnú, podľa potreby.Pozor: vlastné role môžu byť definované ľubovoľným spôsobom. Doteraz dostupné systémové roly sa nemenia a sú spravované obdobným spôsobom, ako tomu bolo doteraz: rozsah prístupových práv patriacich ľuďom s rolou užívateľ alebo administrátor môžete určiť po presunutí sa do menu Nastavenia - Nastavenia účtu - Konfigurácia - Užívatelia a oprávnenia.
Ako vytvoriť vlastnú rolu na BitFaktura.sk
Každej osobe (alebo skupine osôb) pozvanej do systému môžete vytvoriť rolu na mieru. Pre vytvorenie novej roly prejdite do menu Nastavenia > Užívatelia > Role > Pridať nové pole.Po prechode k tvorbe rolí môžete na začiatku rolu pomenovať:
Pozor: názvy rolí v systéme sa nesmú opakovať
Tvorba vlastnej role zahŕňa označenie príslušných políčok, ktoré označujú oprávnenia v systéme. Políčka, ktoré je možné označiť, boli rozdelené do dvoch kategórií oprávnení: bežné oprávnenia a administrátorské oprávnenia. Pozrite sa najskôr na zoznam bežných oprávnení a overte si, čo označujú jednotlivé checkboxy:
Faktúry - toto políčko označte predtým, než poskytnete prístup k jednému z nižšie uvedených práv:
Výdavky - osoba s prístupom k výdavkom bude mať možnosť prejsť na zoznam výdavkových dokladov, prezerať si jednotlivé doklady, pridávať ich, odstraňovať a vykonávať ďalšie úkony spojené s výdavkami.
Zoznam - osoba s prístupom k zoznamu dokladov bude mať možnosť prezerať si zoznam príjmových dokladov, ale pokiaľ počas vytvárania role nebude taktiež udelené oprávnenie na prezeranie, pridávanie, editáciu a/alebo mazanie dokladov, nebude môcť vykonávať vyššie uvedené úkony pri dokladoch zobrazených na zozname.
Náhľad - osoba s týmto prístupom na prezeranie dokladov bude môcť prezerať si príjmové doklady. Bez ďalšieho oprávnenia pridávať, editovať alebo odstraňovať nebude môcť vytvárať, vykonávať zmeny ani mazať doklady. Ak táto osoba nebude mať pridelené práva na náhľad zoznamu dokladov, bude môcť takýto doklad vidieť iba prostredníctvom URL odkazu. Oprávnenie na náhľad dokladu umožňuje tiež tlač dokladov.
Pridávanie - osoba s prístupom k pridávaniu dokladov bude mať možnosť vytvárať nové príjmové doklady. Ak táto osoba nebude mať pridelené právo na nazeranie, bude táto osoba pri uložení dokladu presmerovaná na dashboard. Bez oprávnenia na editovanie a/alebo zmazanie dokladu nebude môcť ani vykonávať zmeny vo vytvorenom doklade alebo ho zmazať.
Editácia - osoba s oprávnením na editovanie dokladov bude mať možnosť vykonávať zmeny v obsahu príjmových dokladov. Pozor: toto oprávnenie je možné prideliť bez pridelenia prístupu k zoznamu a náhľadu dokladov! Takéto oprávnenie môže byť využité pri editovaní dokladov prostredníctvom API; avšak odporúčame označiť aj prístup k zoznamu a náhľadu dokladov u osôb, ktoré majú editovať doklady v systéme ručne.
Odstraňovanie - osoba s oprávnením odstraňovať doklady bude mať možnosť trvalo mazať príjmové doklady. Pozor: toto oprávnenie je možné prideliť bez udelenia prístupu k zoznamu a náhľadu dokladov! Takéto oprávnenie môže byť využívané pri mazaní dokladov pomocou API; avšak odporúčame označiť aj prístup k zoznamu a náhľadu dokladov u osôb, ktoré majú odstraňovať doklady v systéme ručne. Rovnako pripomíname, že odstraňovanie dokladov v systéme je nevratné.
Zákazníci - osoba, ktorá má prístup k záložke Zákazníci, bude mať možnosť prezerať si zoznam zákazníkov, ručne ich zadávať, editovať a odstraňovať či exportovať ich údaje.
Pozor: Užívateľ s prístupom k záložke Zákazníci bude môcť na faktúre zadať zákazníka, ktorý je uložený v databáze zákazníkov. Údaje zákazníka neexistujúceho doteraz v databáze, ktoré budú pridávané na faktúru týmto užívateľom, budú uložené na účte.
Platby - osoba s prístupom k záložke Platby bude mať možnosť prezerať si platby, ručne ich zadávať, editovať či odstraňovať. Táto osoba môže tiež zlučovať platby s faktúrou a to dokonca aj bez práva prístupu k faktúram. Na zabezpečenie možnosti importu údajov z banky u tohto užívateľa je nutné mu prideliť prístup k importem.
Výrobky - osoba s prístupom k záložke Výrobky bude mať možnosť prezerať si zoznam výrobkov, ručne ho vytvárať, editovať alebo mazať či zoznamy výrobkov exportovať.
Pozor: Užívateľ, ktorý nebude mať oprávnenie "Výrobky", bude môcť na faktúre zadávať výrobky, ktoré sú uložené v databáze. Údaje výrobku, ktorý doposiaľ v databáze neexistuje, a budú touto osobou zadané na faktúru, budú uložené na účet, avšak len v prípade, že v nastavení účtu bude vybraná možnosť vytvárať výrobky na faktúre.
Skladové akcie - osoba s prístupom k skladovým akciám bude mať možnosť sledovať skladové akcie pri jednotlivých výrobkoch. Pri tomto oprávnení odporúčame taktiež udeliť danému užívateľovi prístup k skladovým dokladom, skladom a výrobkom.
Skladové doklady - osoba s prístupom k skladovým dokladom bude mať možnosť prezerať si zoznam dokladov, vytvárať ich a editovať. Pozor: ak osoba vytvárajúca predajné alebo výdavkové doklady nemá prístup k záložke skladové doklady, ale na účte je aktívna funkcia automatického vystavovania skladových dokladov, budú také doklady vystavované.
Odstraňovanie - osoba s oprávnením odstraňovať skladové doklady bude mať možnosť ich trvalo mazať zo systému.
Akčné kódy - osoba s prístupom k záložke Akčné kódy bude mať možnosť prezerať si existujúce akčné kódy, vytvárať nové a editovať či mazať už existujúce.
Reporty - osoba s prístupom k záložke Hlásenie bude mať možnosť generovať hlásenia, ktoré sú na danom účte dostupné, ďalej potom ich po vygenerovaní exportovať.
Štatistiky na dashboarde – osoba s prístupom k štatistikám na dashboarde bude mať možnosť prezerať si finančné prehľady firmy (alebo oddelenia) pre daný deň, týždeň, mesiac a rok.
Pravidelné faktúry - osoba s prístupom k záložke Pravidelné faktúry bude mať možnosť prezerať si existujúce cykly faktúr, vytvárať nové cykly či editovať už existujúce a taktiež ich mazať. Prístup k vyššie uvedeným funkciám neznamená možnosť vykonávania akýchkoľvek úkonov týkajúcich sa vystavených pravidelných faktúr, ak nebudú udelené dodatočné oprávnenia k týmto faktúram.
Kategórie - osoba s prístupom k záložke Kategórie bude mať možnosť prezerať si existujúce kategórie a vytvárať nové, editovať či mazať už existujúce.
Importy - osoba s prístupom k záložke Importy bude môcť importovať na účet Bitfaktura.sk údaje zákazníkov, výrobkov, faktúr, bankových transakcií či ďalšie údaje, ktoré systém akceptuje.
Predajné miesta - osoba s prístupom k záložke Predajné miesta bude mať možnosť prezerať si doteraz nakonfigurované predajné miesta, editovať ich a mazať. Bude môcť tiež konfigurovať nové predajné miesta.
Ďalšou kategóriou oprávnení sú administrátorské oprávnenia:
Nastavenie účtu - osoba s prístupom k Nastavenie účtu môže prejsť do menu Nastavenie - Nastavenie účtu a spravovať konfigurácie účtu či ďalšie nastavenia, ktoré sú dostupné v menu na ľavej strane, v záložke Váš účet.
Užívatelia - osoba s prístupom k Užívateľom môže prejsť do menu Nastavenia > Užívatelia, čo znamená, že bude môcť pozývať nových užívateľov k účtu, udeľovať im oprávnenie alebo ich meniť.
Rola - osoba s prístupom k Rolám bude môcť spravovať oprávnenia, ktoré sú priradené k jednotlivým rolám.
Aktivity - osoba s prístupom k Aktivitám bude môcť prejsť do menu Nastavenia - Aktivity. Pamätajte na to, že prístup k aktivitám bude možný v prípade zapnutia takejto funkcie pri danom účte.
Oddelenie - osoba s prístupom k Oddelením bude mať možnosť prejsť do menu Nastavenia - Údaje firmy a prezerať si tu uvedené dáta. Bude môcť zakladať nové oddelenia aj firmy a taktiež ich editovať či mazať.
Šablóny faktúr - osoba s prístupom k šablónam faktúr bude mať možnosť vytvárať, editovať alebo mazať vlastné šablóny na účte.
POZOR: Pamätajte na to, že niektoré oprávnenia sa týkajú funkcií dostupných pri určitých tarifách, napr. vlastné šablóny, pravidelné faktúry, oprávnenia užívateľov a iné. Aby osoba, ktorá využíva systém, mohla získať prístup k vybranej funkcii, je nutné mať aktívnu subskripciu, ktorá ponúka danú funkciu a aktivovať ju v nastavení účtu.
Pridelenie pracovníka k oddeleniu účtu a systémové prístupy
Prístupy spolupracovníka, ktorý bol prizvaný do systému, ovplyvňuje aj fakt jeho priradenia k určitému oddeleniu/oddeleniu účtu. Používatelia priradení k oddeleniu budú mať prístup iba k informáciám dostupným pre dané oddelenie na účte. Taká osoba uvidí/bude vytvárať/editovať/mazať doklady iba na oddelení firmy, ku ktorým má prístup. A navyše, v systéme existuje možnosť napr. priradiť zákazníka k oddeleniu alebo priradiť k nejakému oddeleniu sklad.
Pridelenie rolí osobe, ktorá bola pozvaná do systému
Pridelenie role používateľa môže prebehnúť dvoma spôsobmi:
1. Pridelenie úlohy novo prizvanému pracovníkovi,
2. Zmena role osoby, ktorá už využíva účet na BitFaktura.sk
- Pre nové pridelenie rolí prizvanému užívateľovi je nutné prejsť do menu Nastavenie - Užívatelia a použiť funkciu Pridajte/Pozvite užívateľa. Po uložení e-mailovej adresy, hesla a zopakovaní hesla je možné v systéme vybrať rolu pre prizvanú osobu.
- Ak chcete zmeniť rolu zamestnanca, ktorý už má prístup k účtu na BitFaktura.sk, prejdite do menu Nastavenie - Užívatelia a pri e-mailovej adrese vybraného užívateľa, na pravej strane, kliknite na ozubené koliesko nastavenia, zvoľte funkciu editovať.
Po zvolení editácie užívateľa môžeme zmeniť jeho rolu v systéme.
Späť
Komentáre
Pridať komentár